Политика обработки персональных данных

Коротко

• Что берём. В разборе — имя, контакты и ваши ответы о рабочем процессе. В деловой переписке с организациями — рабочие контакты, которые организация сама опубликовала.
• Зачем. Провести разбор, связаться с вами по нему, вести деловую переписку.
• Где лежит. База — на нашем сервере в России. Разговор ведёт наш сервер в Казахстане, там же хранится резервная копия базы. Текст ответов без контактов из формы обрабатывает языковая модель OpenAI (США).
• Сколько. Переписку с ботом — 30 дней, заявку — 180 дней, деловые контакты — год с последнего сообщения. Потом данные удаляются автоматически.
• Как удалить. Напишите на hello@orbaion.ru.

1. Общие положения

1.1. Политика определяет, как оператор обрабатывает персональные данные, и опубликована во исполнение ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон). Термины используются в значении Закона; «вы» — человек, чьи данные мы обрабатываем (субъект персональных данных).

1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые оператор получает:

• на сайте orbaion.ru, в том числе на странице разбора orbaion.ru/razbor/ и в окне разбора на главной странице;
• в боте-разборщике в Telegram @orby_help_bot;
• в переписке по электронной почте и в мессенджерах;
• при поиске организаций и подготовке им деловых предложений.

1.3. На данные организаций, которые пользуются платформой Orbaion по договору, политика не распространяется: их обработку определяет договор с организацией.

2. Оператор

Индивидуальный предприниматель Тэппо Татьяна Сергеевна
ИНН 141457359335, ОГРНИП 325547600016592
Адрес: 630108, г. Новосибирск, ул. Станиславского, д. 4, кв. 191
Почта по вопросам персональных данных: hello@orbaion.ru

Ответственный за организацию обработки персональных данных — Тэппо Татьяна Сергеевна.

3. Цели, данные, основания и сроки

3.1. Разбор рабочего процесса по вашему запросу

• Чьи данные: посетители сайта и пользователи бота, которые сами начали разбор.
• Какие: имя; номер телефона; адрес электронной почты; удобный мессенджер (MAX, Telegram или WhatsApp) и ник в Telegram, если вы его указали; в боте Telegram — числовой идентификатор аккаунта, ник и номер телефона, если вы сами отправили его кнопкой (имя профиля не сохраняем); ваши ответы и вопросы бота; итоговый разбор; служебные сведения — метка источника перехода, страница сайта, с которой вы начали, язык разговора, отметка о подтверждении почты.
• Основание: ваше согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона). Текст согласия — orbaion.ru/soglasie/.
• Срок: переписка — 30 дней с последнего сообщения; заявка (контакты, ответы, разбор и наши пометки) — 180 дней с её создания.

3.2. Связь с вами по итогам разбора

Если вы захотите продолжить: ответить на вопрос, договориться о звонке.

• Данные: имя, контакты, заявка.
• Основание: ваше согласие.
• Срок: 180 дней с создания заявки.

3.3. Один разбор на человека

По номеру телефона и почте проверяем, не проходили ли вы разбор раньше. Имя для этого не используется.

• Основание: ваше согласие.
• Срок: пока хранится ваша заявка или переписка. После этого запись о вас удаляется в течение нескольких дней, и с тем же номером можно пройти разбор снова.

3.4. Защита сайта и бота от злоупотреблений

• Данные: сетевой адрес (IP) при отправке формы; заполненная форма до ввода кода (она хранится как незавершённая заявка); адрес почты, на который отправлен код подтверждения (сам код храним только в виде хеша); результат проверки «не робот».
• Основание: наш законный интерес — защитить сервис от перебора и роботов (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона).
• Срок: незавершённая заявка удаляется автоматически не позже чем через трое суток.

3.5. Подтверждение вашего согласия

• Данные: вид согласия, редакция текста, дата и время; на сайте — также сетевой адрес.
• Основание: обязанность оператора доказать получение согласия (ч. 3 ст. 9, п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона).
• Срок: вместе с записью о вас (п. 3.3).

3.6. Улучшение разбора

Владельцы сервиса читают переписку, чтобы понимать, где бот задаёт неудачные вопросы. Никому другому ради этой цели переписка не передаётся.

• Основание: ваше согласие.
• Срок: 30 дней с последнего сообщения.

3.7. Сообщения о новых разборах и материалах

Только если вы отдельно на это согласились: вторая галочка в форме или вторая кнопка в боте. Пишем не чаще двух раз в месяц.

• Данные: имя, почта, удобный мессенджер и номер телефона.
• Основание: отдельное согласие (ст. 15 Закона, ч. 1 ст. 18 Федерального закона «О рекламе»). Текст — orbaion.ru/soobshcheniya/.
• Срок: до отзыва, но не дольше 180 дней с создания заявки.

3.8. Деловые предложения организациям

Мы ищем организации, которым может пригодиться наша работа, и пишем им — на адреса, которые организация сама опубликовала для связи. Каждое сообщение отправляет человек.

• Чьи данные: руководители и сотрудники организаций, чьи рабочие контакты опубликованы; руководители организаций по сведениям ЕГРЮЛ; люди, которые сами связались с нами по делу.
• Какие: фамилия, имя, отчество и должность — если они указаны в источнике; рабочая почта, номер телефона, ник или ссылка в мессенджере; текст наших сообщений и ваших ответов.
• Источники: сайт организации; объявления о вакансиях; Единый государственный реестр юридических лиц, в том числе через сервис DaData; сведения, которые вы сообщили сами.
• Основание: наш законный интерес — установить деловой контакт с организацией (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона).
• Срок: год с последнего сообщения в переписке. Если вы попросите больше не писать, мы сразу прекращаем, удаляем ваши контакты и отмечаем организацию, чтобы не написать ей снова.

3.9. Ответы на обращения

Когда вы пишете нам на почту или в мессенджер.

• Данные: имя, адрес почты или ник, текст обращения и вложения.
• Основание: наш законный интерес — ответить вам (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона); по запросам о ваших данных — обязанность оператора (ст. 14, 20 и 21, п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона).
• Срок: пока переписка нужна, чтобы ответить и решить вопрос. Копии писем в нашей рабочей панели удаляются через год. По вашей просьбе удаляем раньше.

4. Как мы обрабатываем данные

4.1. Действия: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.

4.2. Способ — смешанный: с использованием средств автоматизации и без них, с передачей по сети интернет.

4.3. Специальные категории данных (о здоровье, убеждениях и т. п.) и биометрические данные мы не обрабатываем. Просим не писать в ответах такие сведения и данные других людей: для разбора они не нужны.

4.4. Решений, порождающих для вас юридические последствия, исключительно на основании автоматизированной обработки мы не принимаем (ст. 16 Закона). Разбор — текст с наблюдениями, а не решение о вас.

5. Где хранятся данные

• База данных с заявками, перепиской, деловыми контактами и согласиями находится на нашем сервере в г. Новосибирске (Россия). Так выполняется требование ч. 5 ст. 18 Закона.
• Разговор ведёт наш вычислительный сервер в г. Алматы (Республика Казахстан): он принимает ваши сообщения, обращается к базе в России и к языковой модели. Переписку и контакты он в журналы не записывает; на нём хранится только резервная копия базы (ниже).
• Рабочая панель владельцев работает на том же сервере в Алматы. Заявки она показывает, читая их из базы в России. Копии писем, пришедших на наши адреса, хранит у себя (п. 3.9).
• Сайт размещён на сервере в Москве. Как любой веб-сервер, он ведёт технический журнал обращений (сетевой адрес, время, страница, сведения о браузере) и хранит его 14 дней.
• Резервные копии базы делаются ежедневно на том же сервере в России и хранятся там до 14 дней; копия переносится на наш сервер в Алматы и хранится там до 28 дней. Кроме того, в архиве резервных копий наших серверов на сервере в России данные могут оставаться до шести месяцев. Копии не используются для работы и удаляются автоматически при плановой замене.
• В вашем браузере окно разбора хранит служебные записи (localStorage): ключ разговора, отметку о завершении, последний вопрос бота и текст разбора — чтобы показать их после перезагрузки страницы, — и отметки проверки кода (в том числе маску вашего номера или почты на экране ввода кода). Это не cookies: на другие сайты они не передаются и удаляются при очистке данных сайта в браузере. Cookies и счётчики посещений сайт не использует.

6. Кому передаются данные

Мы не продаём данные и не передаём их для чужой рекламы. С данными соприкасаются:

• OpenAI (США) — поставщик языковой модели. Модели передаются тексты ваших ответов и вопросы бота, а в деловой переписке — описание повода и наши пожелания к черновику. Контакты из формы и контакты адресата мы в эти запросы не включаем. Если вы сами напишете в ответе имя, телефон или почту, они уйдут вместе с текстом, поэтому просим этого не делать. Обучение моделей на наших запросах отключено в настройках аккаунта; по своим правилам поставщик может хранить тексты ограниченный срок для контроля злоупотреблений.
• Telegram — если вы проходите разбор в боте @orby_help_bot, переписка идёт через инфраструктуру Telegram. Владельцам сервиса в Telegram приходит только уведомление с номером заявки, без ваших данных.
• VK WorkSpace (ООО «ВК»), Россия — почтовый сервис. Через него уходят наши письма, в том числе код подтверждения, и в нём хранится наш почтовый ящик.
• Yandex SmartCaptcha (ООО «Яндекс.Облако»), Россия — проверка «не робот». В момент отправки формы ваш браузер загружает скрипт с серверов Яндекса и передаёт ему технические сведения о браузере. Мы передаём Яндексу выданный токен и ваш сетевой адрес для сверки.
• Государственные органы — только по запросу, основанному на законе.

7. Трансграничная передача

Первичная запись и хранение ваших данных происходят в базе в России. За её пределы передаётся только то, что нужно для обработки, описанной выше:

• Республика Казахстан — наш вычислительный сервер и рабочая панель (п. 5);
• США — поставщик языковой модели OpenAI (п. 6);
• серверы Telegram за пределами России — если вы пользуетесь ботом (п. 6).

8. Как мы защищаем данные

• База находится на сервере в России и недоступна из интернета напрямую. К ней обращается только наш вычислительный сервер по зашифрованному туннелю, каждый запрос к базе подписан.
• Все соединения зашифрованы: браузер — сервер (HTTPS), сервер — база (WireGuard).
• Доступ к файлу базы — только у администратора сервера. Раздел с заявками в рабочей панели открыт только владельцам сервиса, по паролю.
• В запросы к языковой модели не попадают ваши контакты из формы.
• Данные удаляются автоматически по истечении сроков из п. 3, резервные копии — при плановой замене (п. 5).
• Запись о согласии нельзя изменить задним числом: база запрещает правку вида, редакции и времени согласия.
• Мы собираем только данные, перечисленные в п. 3.
• Об инциденте, затронувшем персональные данные, уведомим Роскомнадзор в течение 24 часов с момента выявления, о результатах внутреннего расследования — в течение 72 часов (ч. 3.1 ст. 21 Закона), а вас — если инцидент коснулся ваших данных.

9. Ваши права

Вы вправе:

• получить сведения о том, какие ваши данные мы обрабатываем, зачем, откуда они получены и кому передаются (ст. 14 Закона);
• потребовать уточнить, заблокировать или уничтожить данные, если они неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены или не нужны для заявленной цели;
• отозвать согласие (ч. 2 ст. 9 Закона);
• потребовать прекратить обработку ваших данных и больше вам не писать;
• обжаловать наши действия в Роскомнадзоре или в суде (ст. 17 Закона).

Запрос отправляйте на hello@orbaion.ru — с той почты или с указанием того номера, которые вы нам оставили, чтобы мы поняли, что запрос ваш, — или письмом по адресу оператора. Отвечаем в течение 10 рабочих дней. Срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней, о чём мы сообщим с объяснением причин (ч. 1 ст. 20 Закона).

10. Отзыв согласия и отказ от сообщений

• Согласие на обработку отзывается письмом на hello@orbaion.ru в свободной форме. Мы прекращаем обработку и уничтожаем данные в срок не более 30 дней с получения отзыва (ч. 5 ст. 21 Закона). В резервных копиях они остаются до плановой замены копий (п. 5) и не используются. Разбор после этого продолжить нельзя.
• От сообщений о новых разборах можно отказаться ответом «стоп» на любое сообщение или тем же письмом. Отправку прекращаем сразу, согласие на сам разбор при этом остаётся.
• Если мы написали вам по делу (п. 3.8), достаточно ответить, что вы не хотите получать наши сообщения.

11. Изменение политики

Каждая редакция имеет номер и дату. Действующая редакция всегда опубликована на этой странице, прежние предоставляем по запросу. Согласие хранится вместе с номером редакции его текста. Если мы расширим цели или состав данных, попросим согласие заново.